Ken je dat? Je hebt de gehele dag gewerkt, maar je hebt het gevoel dat je niets bent opgeschoten. Je to do lijstje overstroomt en iedere dag hoop je dat hij afkomt, maar stiekem komt er steeds meer bij. Ik kwam, voordat ik deze methode kon, bijna dagelijks tijd tekort.
De Eisenhower methode
Het Eisenhower model is gemaakt om gemakkelijker prioriteiten te stellen, zoals hij zelf zei: “what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.” Ik heb jarenlang gedacht dat ik wel goed was in prioriteiten stellen, maar toch heeft deze methode ervoor gezorgd dat ik veel tijd bespaarde.
Mensen zijn namelijk geneigd om alles uit te stellen, waardoor ze dagelijks teveel bezig zijn met het behalen van deadlines. Dit hoeft natuurlijk niet zo te zijn, als je deze dingen gewoon veel eerder had gemaakt. Als je dat doet, hou je uiteindelijk meer tijd over voor dingen die je nu wel wilt doen, maar waar je niet aan toekomt. Binnen ondernemingen is dit vaak marketing, maar ook zelfontplooiing.
De tijd besparende matrix
Hierboven is de Eisenhower matrix te zien, vertaald naar het Nederlands. De matrix bestaat uit vier vlakken: belangrijk – urgent, belangrijk – niet urgent, niet belangrijk – urgent en niet belangrijk – niet urgent. Binnen deze matrix hebben we te maken met twee termen: belangrijk en urgent.
Belangrijk staat voor bepaalde taken die jou dichterbij jouw doel brengen. Als je effectiever wilt werken, dan is het natuurlijk wel van belang dat dit doel of deze doelen zijn vastgesteld.
Urgent staat voor taken die nú afgemaakt moeten worden. Dit zijn voornamelijk deadlines, maar kunnen ook taken zijn die jouw onderneming draaiende houden.
1 – Belangrijk en urgent
Het eerste vlak, linksboven, staat voor belangrijk en urgent. Dit zijn de taken die vandaag af moeten, meestal hebben we hier te maken met deadlines, maar ook met belangrijke taken die dagelijks uitgevoerd worden binnen jouw onderneming. Deze taken kun je het beste zelf uitvoeren en het liefst zo snel mogelijk. Denk aan een opdracht die je op moet leveren, of een artikel dat je moet schrijven voor je blog.
Het vlak van belangrijk en urgent is één van de vlakken die over het algemeen het meeste tijd in beslag neemt. Voornamelijk als mensen niet bewust bezig zijn met prioriteiten stellen of plannen. De taken die in dit vak staan, had je namelijk ook veel eerder af kunnen hebben. Tenzij het iets is wat er op het laatste moment is bijgekomen, zoals een opdracht op korte termijn. Anders had je er een week voor de deadline mee kunnen beginnen en was het al af, voordat het urgent zou worden. Door dit soort taken eerder af te handelen krijg je meer rust en tijd voor andere dingen.
2 – Belangrijk en niet urgent
Het tweede vlak, rechtsboven, staat voor belangrijk en niet urgent. Het zijn dingen die moeten gebeuren, maar niet perse op dit moment. Hierdoor worden deze taken vaak uitgesteld en heb je het idee dat je er nooit aan toekomt. Dit zijn taken als: marketing, zelfontplooiing, creatieve projecten, brainstormsessies, et cetera. Wil je bijvoorbeeld meer leren over fotografie en een online cursus volgen? Dan is het belangrijk dat je hiervoor tijd inplant, want anders kom je er gewoonweg niet aan toe.
Deze taken hebben vaak te maken met je toekomst. En ondanks dat ze geen urgentie hebben, komt de toekomst wel steeds dichterbij. Hoe eerder je begint, hoe beter. Wat ik op dit moment geregeld doe, is mijn dag starten met twee uurtjes zelfontwikkeling. Hiervoor kies ik een leuke training uit en daar besteedt ik dan twee uur mijn aandacht aan. Dit kunnen trainingen zijn over bijvoorbeeld fotografie, schrijven en sociale media. Ik luister of lees niet alleen deze trainingen, maar ik ga er ook direct mee aan de slag. Zo voorkom je dat je to do’s weer ergens op een lijstje verdwijnen en doe je gelijk iets waardoor jij of jouw bedrijf groeit. Aan het einde van mijn dag heb ik hierdoor echt het gevoel dat ik iets heb gedaan. Het voegt heel veel waarde toe aan je dag, want alles in dit vlak zijn de belangrijkste (en leukste) taken.
3 – Niet belangrijk en urgent
Het derde vlak, linksonder, staat voor niet belangrijk en urgent. Dit is het eerste vlak met dingen die je beter kunt minderen en eventueel kunt delegeren. Dit zijn namelijk meestal taken die voor iemand anders van belang zijn en niet voor jouw eigen ontwikkeling, denk aan WhatsAppjes, mailtjes en berichtjes op sociale media. Je reageert namelijk vaak om iemand anders een plezier te doen of informatie te verlenen. Hier kan veel tijd in gaan zitten en daarom kan je het beter minderen of delegeren. Zo check ik mijn WhatsAppjes en mailtjes de laatste tijd steeds minder en beantwoord ik ze om de zoveel tijd allemaal in één keer. Mijn telefoon ligt dan ook vaak op zijn kop naast mijn laptop, zodat ik niet continu wordt gestoord door meldingen. En de zakelijke mail heb ik zelfs van mijn telefoon afgegooid, omdat je het wel leest, maar er uiteindelijk vaak niets mee doet.
Als je bedrijf wat groter is, kun je iemand in dienst nemen die dit voor je regelt. Je kunt deze taken dan delegeren. Deze persoon beantwoord dan bijvoorbeeld al je mailtjes, WhatsAppjes en vragen op sociale media. Bij een groter bedrijf kan hier namelijk veel tijd in gaan zitten en daar wil je niet mee bezig zijn. Door iemand hierin te vertrouwen en dit uit te besteden, kun je zelf meer tijd besteden aan het tweede vlak.
4 – Niet belangrijk en niet urgent
Het vierde vlak, rechtsonder, staat voor niet belangrijk en niet urgent. Dit is het vlak waar je het beste helemaal geen aandacht aan kunt besteden, tenzij je echt even je hoofd leeg wil maken. De dingen in dit vlak worden ook wel ‘verleiding’ genoemd. Je wordt in de verleiding gebracht om urenlang te scrollen op Facebook, toch nog een aflevering te kijken van je favoriete serie op Netflix of ’s avonds op de bank te kijken naar een nutteloos televisieprogramma. Het is van belang dat je deze activiteiten zoveel mogelijk vermijdt, deze tijd kun je namelijk opnieuw veel beter besteden aan taken uit het tweede vlak. Zorg er dus voor dat je niet in verleiding komt van het vierde vlak, terwijl er eigenlijk nog heel veel werk op je ligt te wachten.
Conclusie
De Eisenhower matrix heeft mij heel bewust gemaakt over mijn gedrag in het eerste en het laatste vlak. Ik ben sinds ik klaar ben met mijn studie erg goed geworden in het uitstellen van taken en daar moest ik echt een oplossing voor vinden. Mijn coach, uit het coachingstraject dat ik heb gevolgd, liet me deze matrix zien en ik was meteen onder de indruk. Sindsdien ben ik ermee gaan werken en het werkt voor mij echt super.
Het slimme om te doen, als je er meteen mee aan de slag wilt, is om al je aankomende deadlines op een rijtje te zetten. De dingen die dus (uiteindelijk) in de eerste box terecht komen. Hierdoor heb je een duidelijk overzicht en weet je wat je te doen staat. Probeer de deadlines die naderen af te werken, zodat je steeds meer rust krijgt. Zodra je meer rust hebt, probeer de deadlines dan ook bij te houden. Hierdoor voorkom je stresssituaties.
Plan daarnaast tijd in voor het tweede vlak. In het begin wordt dit misschien een uurtje per dag, maar je kunt het uiteraard langzaam opbouwen. Het is slim om de tijd echt vast te zetten in je agenda, zodat er niet ineens een afspraak gepland staat. Het kan natuurlijk ook je vaste routine worden, net als bij mij, om er iedere ochtend meteen mee te beginnen. Als je de bovenstaande dingen doet, de derde box delegeert en de vierde box verwijderd uit je gedachten, dan werk je een stuk effectiever.
Heel veel succes met het stellen van je prioriteiten!
